Der Einfluss der Corona-Pandemie auf die Reisewirtschaft ist unbestritten. Das gilt auch für Geschäftsreisen, denn diese erfahren aufgrund der Pandemie zwangsläufig einen weiteren „Digitalisierungsschub“. Das bringt neue Aufgaben für Reiseverantwortliche in den Unternehmen mit sich. Rüdiger Mahnicke, Travel Management Experte von der holsteinischen Unternehmensberatung Steinberg & Partner: „Unternehmen, die ihren Mitarbeitern noch keine digitale Unterstützung für den gesamten Geschäftsreiseprozess bieten können, geraten unter einen erheblichen Innovationsdruck. Oberste Maxime muss die Sicherheit der reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sein. Mit den richtigen digitalen Tools lassen sich Reiserisiken spürbar minimieren.“

Bereits bei der Online-Buchung sollten Reisende über Sicherheits- und Einreisebestimmungen des Zielortes informiert werden – und sei es durch einen Link auf die Reisebüroseite oder die Seite des Sicherheitsdienstleisters. Die Online-Buchung macht den Reisenden darüber hinaus unabhängig von den Öffnungszeiten des Reisebüros, die ggf. aufgrund der Kurzarbeit noch eingeschränkt sind. 

Einen Großteil der Reisevorbereitungen kann der Reisende ebenfalls online erledigen: Insbesondere beim Boarding, bei der Ticketkontrolle in der Bahn, beim Einchecken im Hotel und beim Bezahlen insgesamt spielt der digitale Workflow die Hauptrolle. Es gilt hier, die Anzahl der persönlichen Kontakte für den Reisenden und den Austausch physischer Dokumente auf ein Mindestmaß zu verringern. Dazu gehören u.a. die App zum Einchecken, die Cov-Pass-App und der Navigator der Deutschen Bahn für den Check-in. 

Hingewiesen sei natürlich auch auf den digitalen Check-in der Lufthansa inklusive Corona Dokumentenüberprüfung. Wer es noch nicht eingeführt hat, sollte darüber hinaus die Einführung zentraler Bezahlung für Hotels über ein Hotelportal in Betracht ziehen. Der Check-out im Hotel kann dann kontaktlos vollzogen werden. Auch bei der Mietwagenübergabe sollte dem Mitarbeiter eine kontaktlose Übergabe des Fahrzeugs ermöglicht werden.

Die Reisekostenabrechnung wird der Geschäftsreisende zunehmend im Homeoffice erledigen wollen. Ein digitales Tool unterstützt hier beim Einscannen und der OCR-Erkennung der Belege. Insbesondere der Workflow über Einreichen, Prüfen und Genehmigen sollte digitalisiert sein. Eine papierbasierte Abrechnung passt spätestens jetzt nicht mehr in den Berufsalltag, bei dem alle Beteiligten sich nur zum Teil im Büro treffen, gerade aber organisatorische Tätigkeiten eher dezentral aus verschiedenen Home-Offices vornehmen.

Rüdiger Mahnicke: „In der jüngeren Vergangenheit wurden wir des Öfteren von Travel Managern konsultiert, die ihren digitalisierter Workflow für Pandemiezeiten maximal effizient gestalten wollen. Gern stehen wir hier zur Seite und erläutern die Möglichkeiten einer diesbezüglichen Prozessoptimierung im Unternehmen. Dabei bauen wir immer aus den vorhandenen Strukturen auf, um die Umstellung so geräuschlos wie möglich zu gestalten.“. Rüdiger Mahnicke gilt als Experte auf diesem Gebiet. Im Winter 2021 erscheint sein diesbezüglicher Ratgeber mit dem Titel „Digitalisierung der Geschäftsreise: Tipps und Tools – nicht nur für Travel Manager“ im Springer Gabler Verlag.

Zentrales Thema des 154 Seiten starken Buches ist die Einführung von digitalen Tools zur Buchung von Flügen, Bahnfahrkarten, Hotelübernachtungen und Mietwagen. Als weiterer Schwerpunkt werden die Bezahlung und Abrechnung von Geschäftsreisen mithilfe digitaler Tools in einem durchgängigen Prozess dargestellt. Eine zentrale Rolle – insbesondere während und nach der Reise – spielen dabei mobile Apps. Marktgängige Tools und Best-Practice-Prozesse werden vorgestellt. Außerdem wird der mögliche Interessenkonflikt thematisiert, der zwischen dem selbstbestimmten Geschäftsreisenden, der aufgrund seiner privaten Reiseerfahrungen gängige Tools bereits nutzt, und dem Travel Manager, der mit Kosteneffizienz und Compliance-Themen einen anderen Fokus auf den Prozess hat, bestehen kann. Eine spannende Lektüre für Geschäftsreisende und Reiseverantwortliche im Unternehmen