Muss eine Geschäftsreise genehmigt werden?

In vielen Reiserichtlinien findet sich der Satz: Die Reise ist vor Antritt oder vor der Buchung vom Vorgesetzten zu genehmigen. Macht das eigentlich Sinn und muss das sein?

Es gibt tatsächlich keine rechtliche Verpflichtung, eine Reise vorab zu genehmigen, weder die Reise-Unfall-Versicherungen verlangen diesen Vorgang noch ergibt sich aus der Fürsorgepflicht des Unternehmens ein Zwang, vor der Reise einen Antrag zu stellen. Allein im öffentlichen Sektor gibt es Landesreisekostenrechte, die einen Antrag erforderlich machen, sofern keine Dauerreisegenehmigung vorliegt. 

Sinnvoll ist die Vorabgenehmigung vor allem dann, wenn die Reise eine Ausnahme darstellt: Zum Beispiel bei Reisen in Krisengebiete oder bei Reisen, die einen vorgegebenen Kostenrahmen sprengen oder bei denen gegen die Reiserichtlinie verstoßen wird. 

Gerade wenn Reisen online gebucht werden, ist die Vorab-Genehmigung auch eher ein Ärgernis, weil der Buchungsprozess durch die Einholung einer Genehmigung unterbrochen wird. Bei Flügen kann dann der ausgewählte Tarif gegebenenfalls gar nicht mehr gehalten werden, bis die Genehmigung erfolgt ist. Bei Bahnfahrkarten führt die Vorabgenehmigung während des Buchungsprozesses in der Regel zu einer Doppeleingabe, weil nach der Genehmigung das genehmigte Bahnticket noch einmal neu aufgerufen werden muss. 

Wir empfehlen daher immer, wenn möglich auf die Genehmigung vor der Reise zu verzichten. Wenn das nicht möglich ist, empfehlen wir 

• Entweder die Genehmigung auf Sachverhalte einzuschränken, die im Unternehmen außergewöhnlich sind. Wird im Unternehmen vor allem innerdeutsch gereist, könnte man zum Beispiel alle innerdeutschen Reisen direkt ohne Genehmigung buchen, Auslandreisen müssten vorab genehmigt werden. 
• Oder die Genehmigung auf Richtlinien- oder Budgetverstöße zu beschränken.
• Oder einen sogenannten „passiven Genehmigungsprozess“ oder „Benachrichtigungs-Prozess“ einzuführen, bei dem die Vorgesetzten nach der Buchung eine Kopie der Buchungsbestätigung erhalten und somit über den Sachverhalt und die Kosten informiert werden. 

Sollten diese Varianten nicht greifen und ein Unternehmen tatsächlich auf einer Genehmigung bestehen, empfiehlt es sich, Genehmigung und Buchung prozessual voneinander zu trennen: Die Genehmigung muss dann vor der Buchung oder parallel eingeholt werden, der Buchungsprozess an sich sollte aber nicht durch die Genehmigung unterbrochen werden. 

Rüdiger Mahnicke, Geschäftsführer von Steinberg und Partner, hat hier folgende Empfehlung: „Klären Sie unbedingt vor Einführung einer OBE, ob und wie eine Genehmigung vor der Reise umzusetzen ist. Der Genehmigungsprozess und seine Abbildung ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal der Tools und sollte im Auswahlprozess dringend beleuchtet werden.“

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