Mitarbeitermobilität

Fuhrparkmanagement und Travel-Management liegen bei vielen unserer Kunden in einer Hand – und werden doch getrennt gehandhabt: Es gibt unterschiedliche Richtlinien, Prozesse und Tools: Ob Poolwagen, Dienstwagen, Privat PKW oder öffentliche Verkehrsmittel – was ist die beste Wahl? Soll ein Dienstwagenfahrer seinen PKW vornehmlich nutzen, um Geld für die Firma zu sparen? Darf der Mitarbeiter seinen privaten PKW auch für Dienstreisen nutzen, weil das die zeitsparendste Variante ist?

Zu diesen Fragen kommen weitere Herausforderungen: Gerade im urbanen Raum verliert der Dienstwagen als Gehaltskomponente an Bedeutung und Ansehen: Allein die abendliche Parkplatzsuche für den Dienstwagen endet nicht immer mit einer freien Lücke direkt vor der Wohnung und gerade jüngere Nachwuchskräfte habe sich auf ein Leben ohne Autobesitz bereits eingestellt. „Sharing“ lautet dann meist die Devise, also die kurzzeitige und flexible Anmietung von PKW, wenn man ihn dann mal benötigt. Den Weg zur Arbeit und bei kurzen Strecken in der Stadt werden lieber mit dem Fahrrad oder den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem geteilten Taxi oder einem Mix aus diesen zurückgelegt.

Auch die Verlagerung vieler Arbeitsplätze in das Homeoffice im Zuge der Corona Pandemie macht den Dienstwagen weniger attraktiv, da der Dienstwagen für den Weg zur Arbeit nicht mehr benötigt wird, eine Versteuerung aber dennoch anfällt. Auch das Jobticket, eine weitere mögliche Gehalts-Motivationskomponente, ist bei der teilweisen Verlagerung von Tätigkeiten in das Homeoffice, weniger attraktiv, weil Monatskarten zunehmend weniger genutzt werden. Verkehrsverbünde reagieren hierauf bereits mit neuen Tarifangeboten wie 10er-Karten, die für die Abrechnung von klassischen Jobtickets allerdings nicht geeignet sind.

Schließlich führt die Umstellung auf grüne Mobilität zu einer neuen Gewichtung der Verkehrsmittel: Geschäftsreisen ändern sich, kurze Reisen zu Meetings entfallen und werden durch Online-Konferenzen ersetzt. Es gibt eine Verlagerung vom Flugzeug auf die Bahn. Die Firmenflotte wird umgestellt auf Elektroantrieb – der Poolwagen erlebt eine Renaissance als nachhaltiges Sharing-Produkt mit Elektroantrieb. Shuttles vom Unternehmen organisiert bekommen als Anbindung an den ÖPNV eine neue Bedeutung.

Steinberg & Partner begleitet Unternehmen in dem Transformationsprozess, aus Fuhrparkmanagement und Travelmanagement ein Mobilitätsmanagement für den Mitarbeiter zu schaffen. Wir sehen hierin neben der Digitalisierung und der CO2-Reduktion die größte Herausforderung für Travel- und Fuhrparkmanagement für die kommenden Jahre. 

Unser Vorgehen orientiert sich individuell am Kunden und kann wie folgt skizziert werden: 

• Wir ermitteln gemeinsam mit unseren Kunden den Mobilitätsbedarf der Mitarbeiter, der sowohl die Fahrten zur Arbeitsstätte als auch die Anforderungen an Auswärtstätigkeiten, ob als klassische Geschäftsreise, Tagesreise oder als Stadtfahrt umfasst. 
• Wir analysieren die heutigen Instrumente zur Mitarbeitermobilität, die bei unseren Kunden eingesetzt werden. 
• Wir erarbeiten hierzu die heutigen Prozesse und durchleuchten vorhandene Richtlinien und Dienstleisterverträge. 
• Aufgrund unserer Expertise im Markt erarbeiten wir Soll-Szenarien, die wir als Business Case durchrechnen, mit unseren Kunden diskutieren und daraus die Zielkonstellation für das Mobilitätsmanagement unserer Kunden entwickeln.  
• Lösungen sind fast immer eine Öffnung des Mobilitäts-Mix in Richtung Car-Sharing, private und dienstliche Fahrräder, Scooter-Sharing und Poolwagenangebote, sei es im eigenen oder externen Fuhrpark. 
• • Mobilitätsbudgets, BahnCard 100 und weitere Lösungen werden als alternative Motivationsmodelle zum Firmenwagen besprochen. Beim Thema Mobilitätsbudgets gehen wir sowohl auf die Wünsche vieler Mitarbeiter und Bewerber ein, ermöglichen aber auch eine Incentivierung nachhaltigen Verhaltens insbesondere für den Weg zur Arbeit und eröffnen die Chancen für die private Nutzung.
  • Ein weiterer Ansatz liegt in der Einführung von Tools, die die Buchung der vom Unternehmen angebotenen Dienstleister erleichtert und sofern gewünscht auch lenkbar macht. 
  • Schließlich liegt ein Schwerpunkt unserer Lösungen in der nahtlosen Abrechnung der Mobilitätsmittel, sei es durch die Verknüpfung mit einer digitalen Reisekostenabrechnung oder von externen Dienstleistern über deren Apps. Dazu gehören auch die steuerliche Optimierung und eine automatisierte Kategorisierung in Dienstreise, Fahrt zur Arbeit und andere private Fahrten. 
  • Notwendig ist zumeist die Überarbeitung der Richtlinien und Compliance-Anforderungen in Unternehmen und der Einbeziehung rechtlicher und steuerlicher Aspekte sowie notwendige Änderungen in den individuellen Business Cases.
• Wir kennen die Lösungen im Markt und führen für unsere Kunden Marktrecherchen, Ausschreibungen und Vergaben für Dienstleister und Tools durch und suchen mit Ihnen den idealen Mix an Dienstleistern, Tools und mobilen Apps. 
• Steinberg & Partner begleitet seine Kunden bei der Umsetzung der Strategie und der Implementierung der Tools. Neben der Feinjustierung von Prozessen führen wir auf Wunsch auch gern eine Ergebniskontrolle durch, sei es monetär, als CO2-Ziel oder der Mitarbeiterzufriedenheit mithilfe von Umfragen.
• Das Change-Management ist elementarer Teil unserer Projekte. Wir arbeiten hier wie immer abteilungsübergreifend und beziehen sowohl HR, Finanzen, Einkauf, Organisationsabteilungen und IT in die Projekte mit ein.