Der Geschäftsreiseprozess kann in einem „End-to-End“-Tool abgebildet werden, einem Tool also, das sowohl die Reisebuchung als auch die Reisekostenabrechnung unterstützt. In diesem Fall stellt das Tool eine Verbindung zwischen Reisebuchung und Reisekostenabrechnung her: Zum Beispiel indem der Reisende Buchungsbelege und Kreditkartenbelege in der Abrechnungsmaske vorfindet und diese zuordnet oder indem das Tool aus Belegen einen Abrechnungsvorschlag macht.
Nutzt man aber unter zwei unterschiedliche Systeme zur Buchung und zur Abrechnung von Reisen, kann man diese dennoch miteinander verbinden:
Der einfachste Verbindungsweg ist die Einspielung der Kreditkartenabrechnung in die Reisekostenabrechnung. Die meisten digitalen Reisekostenabrechnungen verfügen über Schnittstellen zu AirPlus, American Express oder Degussa und können die Belege – zum Beispiel aufgrund einer Personalnummer im Datensatz – dem Reisenden zuordnen.
Das gleiche Prinzip kann auch mit Buchungsdaten funktionieren, sofern die OBE oder das Reisebüro diese für die Abrechnung zur Verfügung stellen können.
Unternehmen, die einen Reiseantrag nutzen, können die Datenzuordnung in der Reisekostenabrechnung noch einfacher machen, indem die Reisenummer in der Buchung als Datenfeld erfasst wird und somit in die Reisekostenabrechnung übergeben werden kann.
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