Digitalisierung des Fuhrparkmanagements

Traditionell teilt sich das Fuhrparkmanagement in die Beschaffung und Verwaltung von Dienstwagen – also einem Mitarbeiter zugeordnete Fahrzeuge, die häufig als Gehaltsbestandsteil auch zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen, und von Poolfahrzeugen – Fahrzeugen, die standort- oder abteilungsbezogen den Mitarbeitern für Dienstfahrten zur Verfügung gestellt werden. 

Prozessual stellt sich im Fuhrparkmanagement die Herausforderung bei der Konfiguration und Bestellung der Fahrzeuge, der Verwaltung und Steuerung des Fuhrparks und insbesondere auch bei der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften wie der Führerscheinkontrolle und der Fahrerunterweisung nach den Unfallverhütungsvorschriften(UVV).  Bei den Poolwagen kommen weitere Prozesse wie die Disposition, Übergabe und Wartung der Fahrzeuge hinzu. 

Die meisten Unternehmen haben für einzelne Bereiche digitale Lösungen – sei es, dass sie den Konfigurator von Leasinganbietern oder Händlern nutzen, eine Tankkarte mit digitaler Rechnungsstellung und Reporting-Funktionen nutzen oder die Vertragspflege im Online-Tool ihres Leasinganbieters. Selbstgestrickte Lösungen für die Poolwagendisposition ergänzen diesen Flickenteppich. Es fehlt meistens eine Lösung, die den gesamten Fuhrpark und sämtliche Prozesse im Fuhrparkmanagement transparent und medienbruchfrei abbildet. 

Steinberg & Partner positioniert sich im Bereich des Fuhrparkmanagements ebenfalls als Prozessberatung zur Einführung digitaler Tools, die den gesamten Lebenszyklus von Dienst- und Poolfahrzeugen im Unternehmen abbilden. Dabei sind wir sowohl für Kunden aus dem öffentlichen als auch dem privatwirtschaftlichen Sektor tätig. Wir beraten unsere Kunden anbieterneutral und individuell, nehmen die relevanten Prozesse im Unternehmen auf und schlagen aufgrund unserer Marktexpertise Tools und Dienstleister für die Abbildung der kundenindividuellen Anforderungen vor. 

Schwerpunkte unserer Lösungen sind: 

·       Online-Konfiguratoren mit der Hinterlegung von Leasingangeboten und der Möglichkeit zur Einholung von Kauf-Angeboten

·       Berücksichtigung unterschiedlicher Dienstwagen-Richtlinien inklusive automatisierter Prozesse in die Gehaltsabrechnung

·       Digitale Fahrzeugakte

·       Digitale Prozesse zur Führerscheinkontrolle für Dienstwagen – und Poolwagenfahrer

·       Abbildung der gesetzlichen Anforderungen zur Unfallverhütung (UVV)

·       Tank- und Ladekarten-Management als integrierter Bestandteil

·       Digitale Unterstützung sämtlicher Werkstatt- und Reifenprozesse

·       Digitales Schadenmanagement

·       Poolwagen Dispositionssysteme

·       Elektronische Fahrtenbücher

·       Digitale Unterstützung der Poolwagenübergabe und -öffnung

·       Digitale Rechnungsbearbeitung

·       Reporting-System zur Auswertung sämtlicher im System erfasster Daten

Wichtig ist uns darüber hinaus die Einbettung der digitalen Fuhrparkmanagementlösung in die IT-Landschaft des Unternehmens über Schnittstellen, sei es bei der Fahrer-Anlage, dem Bestellprozess und der Schnittstellen in das Rechnungswesen und in die Gehaltsabrechnung sowie die Personalakte.  

Eine der wesentlichen Herausforderungen für das Fuhrparkmanagement ist der Umstieg auf den Elektroantrieb. In dem digitalen Fuhrparkmanagement-Prozess findet dieser einen natürlichen Eingang. Bei Dienstwagenbestellungen kann der steuerliche Vorteil im Konfigurationsprozess bereits dargestellt werden, um den Mitarbeiter zum Umstieg zu grüner Mobilität motivieren. Die Tankkarte wird um die Ladefunktion ergänzt. Der Ladezustand von Poolfahrzeugen kann automatisiert bei der Disposition berücksichtigt werden, so dass nur Fahrzeuge mit ausreichender Reichweite für die Fahrt vorgeschlagen werden, und vieles mehr.