Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements

Die Buchung von Geschäftsreisen ist in vielen Unternehmen immer noch ein manueller offline-Prozess – etwa mit Hilfe von E-Mails an das Reisebüro. Andere Unternehmen regeln den Prozess gar nicht und überlassen dem Mitarbeiter die Auswahl der Buchungsmethode. Bei der Abrechnung von Geschäftsreisen setzen heute noch über 50% der Unternehmen auf einen nicht digitalen Workflow bis hin zu Excel- und Word-Dokumenten. 

 

Es sind mittlerweile Tools auf dem Markt, die den Prozess von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung digital abbilden. Dabei kommen sowohl sich integrierende Tools von „Online Booking Engines“ (OBE) und Reisekostenabrechnungs-Apps in Frage als auch sogenannte „End-to-end Tools“, die den gesamten Prozess von der Buchung bis zur Abrechnung von Geschäftsreisen abbilden. Anbieter sind sowohl die Toolanbieter selber als auch Geschäftsreisebüros, die Eigenprodukte oder Fremdlizenzen als Online-Produkte anbieten. 

 

Zu einem digitalen Buchungsprozess gehört das Risk Management als integraler Bestandteil. Das Unternehmen trägt aus der Sorgfaltspflicht heraus eine Verantwortung für die Gesundheit und die körperliche Unversehrtheit seiner Mitarbeiter während der Geschäftsreise. Hierzu gehören aus aktuellem Anlass auch Zielortinformationen über Covid-19 und das Wissen des Unternehmens über den Aufenthaltsort seiner Mitarbeiter.

 

Die Steinberg und Partner Unternehmensberatung berät Kunden bei der Auswahl und Einführung von Tools und Anbietern. Dazu gehört für uns insbesondere, die Modellierung des Geschäftsreiseprozesses individuell auf den Bedarf unserer Kunden abzustimmen. Damit der Prozess wirklich frei von Medienbrüchen umgesetzt werden kann, müssen darüber hinaus Schnittstellen in das Geschäftsreisemanagement-Tool hinein geschaffen werden, wie die Übergabe der Stammdaten für Reisende und Genehmiger sowie Schnittstellen aus der Reisekostenabrechnung in die FI- und HR Systeme des Unternehmens. 

 

Bei global aufgestellten Unternehmen stellt sich die Frage, inwiefern die Prozesse und Tools weltweit eingeführt werden sollen. Wir verfügen über die Erfahrung bei der globalen Prozess- und Toolimplementierung.

 

Wir unterstützen bei der Formulierung der Anforderungen unserer Kunden an das Tool und können beratend eingreifen, zum Beispiel bei der Fragestellung, was laut aktuellem Entwicklungsstand möglich ist und welche Best Practise-Prozesse sich bei anderen Kunden bewährt haben. 

 

Dabei verfügen wir über umfassendes Know-How sowohl auf dem Buchungssektor als auch auf dem Abrechnungssektor. Unsere Berater kommen aus der Reiseindustrie und verfügen darüber hinaus über kaufmännische Kenntnisse bis hin zu einem (bilanz-) buchhalterischen Hintergrund.


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