Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements

Rückstand bei Digitalisierung in deutschen Unternehmen

Die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen ist in vielen Unternehmen in Deutschland noch ungenügend digitalisiert:

In der Größenordnung bis 500 Mitarbeitern haben lediglich 30% der Unternehmen den Prozess der Reisebuchung vollkommen digitalisiert, für die Abrechnung von Geschäftsreisen verfügen lediglich 13% dieser Unternehmen über eine umfassende digitale Lösung. In 21% der Unternehmen rechnen die Mitarbeiter ihre Reisekosten noch auf dem Papier ab – im gesamten öffentlichen Sektor ist das sogar bei 41% aller Organisationen der Fall. 

Dabei bekommt die Geschäftsreise durch die Covid-19 Pandemie einen weiteren Digitalisierungsschub. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern noch keine digitale Unterstützung für den gesamten Geschäftsreiseprozess bieten können, geraten unter einen erheblichen Innovationsdruck. 

Was wird durch die Digitalisierung der Geschäftsreise erreicht?

Bereits bei der Online-Buchung kann der Reisende über Sicherheits- und Einreisebestimmungen informiert werden – und sei es durch einen Link auf die Reisebüroseite oder die Seite des Sicherheitsdienstleisters. Das Unternehmen trägt aus der Sorgfaltspflicht heraus eine Verantwortung für die Gesundheit und die körperliche Unversehrtheit seiner Mitarbeiter während der Geschäftsreise. Zum Risk Management gehören aus aktuellem Anlass auch Zielortinformationen über Covid-19 und Einreisebestimmungen sowie das Wissen des Unternehmens über den Aufenthaltsort seiner Mitarbeiter. 

 

Einen Großteil der Reisevorbereitungen kann der Reisende ebenfalls online erledigen: Beim Boarding, bei der Ticketkontrolle in der Bahn und auch beim Einchecken im Hotel und beim Bezahlen insgesamt spielt der digitale Workflow die Hauptrolle.

 

Es gilt hier, die Anzahl der persönlichen Kontakte für den Reisenden und den Austausch physischer Dokumente auf ein Mindestmaß zu verringern. Dazu gehören die App zum Einchecken, die Einführung zentraler Bezahlungsmittelfür Mietwagen und Hotel und die Nutzung von kontaktlosen Übergaben von Hotelzimmer und Mietwagen.  

 

Die Reisekostenabrechnung wird der Geschäftsreisende zunehmend im Homeoffice erledigen wollen. Ein digitales Tool unterstützt hier beim Einscannen und der OCR-Erkennung der Belege. Der Workflow über Einreichen, Prüfen und Genehmigen sollte digitalisiert sein. Eine papierbasierte Abrechnung passt spätestens jetzt nicht mehr in den Berufsalltag, bei dem alle Beteiligten sich nur zum Teil im Büro treffen, gerade aber organisatorische Tätigkeiten eher dezentral aus verschiedenen Home-Offices vornehmen. 


Lösungen zur Digitalisierung der Geschäftsreise

Lösungen auf dem Markt sind sowohl für die Reisebuchung als auch für die Reisekostenabrechnung vorhanden. Es kommen sowohl sich integrierende Tools von „Online Booking Engines“ (OBE) und Reisekostenabrechnungs-Apps in Frage als auch sogenannte „End-to-end Tools“, die den gesamten Prozess von der Buchung bis zur Abrechnung von Geschäftsreisen abbilden. Anbieter sind sowohl die Toolanbieter direkt als auch Geschäftsreisebüros, die Online Lösungen als Eigenprodukte oder mit Fremdlizenzen anbieten. Der Digitalisierungsgrad ist dabei sehr hoch – vom Einsatz von Texterkennung bei der Buchung, der App als Reisebegleiter bis hin zur „vollautomatisierten“ Reisekostenabrechnung, die sich aus eingescannten Belegen, Buchungs- und Kreditkartendaten generiert und vom Nutzer nur noch angepasst werden muss.     

Leistungen von Steinberg und Partner

Die Steinberg und Partner Unternehmensberatung berät Kunden im Bereich Business Travel Management und bei der Auswahl und Einführung von Tools und Anbietern. Dazu gehört für uns insbesondere, die Modellierung des Geschäftsreiseprozesses individuell auf den Bedarf unserer Kunden abzustimmen. Wir unterstützen bei der Formulierung der Anforderungen unserer Kunden an das Tool und können beratend eingreifen, zum Beispiel bei der Fragestellung, was laut aktuellem Entwicklungsstand möglich ist und welche Best Practise-Prozesse sich bei anderen Kunden bewährt haben.  

Damit der Prozess frei von Medienbrüchen umgesetzt werden kann, müssen darüber hinaus Schnittstellen in das Geschäftsreisemanagement-Tool hinein geschaffen werden, wie die Übergabe der Stammdaten für Reisende und Genehmiger sowie Schnittstellen aus der Reisekostenabrechnung in die FI- und HR Systeme des Unternehmens.  

Bei global aufgestellten Unternehmen stellt sich die Frage, inwiefern die Prozesse und Tools weltweit eingeführt werden sollen. Wir verfügen über die Erfahrung bei der globalen Prozess- und Toolimplementierung. 

Wir begleiten unsere Kunden bei der Ausschreibung von Geschäftsreisebüros, Online Booking-Engines (OBE)und Reisekostenabrechnungssoftware. Ausschreibungen im Travel-Management erfordern spezifische Fachkenntnisse und ein Instrumentarium, das Bewertungsverfahren unterstützt, die die fachliche Qualität von Geschäftsreisebüros oder Online-Tools mitberücksichtigt.   

Noch komplexer sind die Anforderungen an öffentliche Vergabeverfahren, bei denen engere Rechtsnormen und hohe Anforderungen an die Vergleichbarkeit der Angebote eine erhebliche Vorarbeit bei der Konzeption von Ausschreibungsunterlagen erfordern.  

Dabei verfügen wir über umfassendes Know-How sowohl auf dem Buchungssektor als auch auf dem Abrechnungssektor. Unsere Berater kommen aus der Reiseindustrie und verfügen darüber hinaus über kaufmännische Kenntnisse bis hin zu einem (bilanz-) buchhalterischen Hintergrund. 

 


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